Manajemen pergudangan adalah bagian dari manajemen logistik dalam suatu perusahaan. Dalam perusahaan gudang digunakan untuk menyimpan stok produk jadi dan bahan baku.

Produk dan bahan baku ini memerlukan perhatian khusus, sehingga diperlukan manajemen pergudangan yang baik untuk dapat memaksimalkan fungsi gudang. Anda harus memahami aspek-aspek dan strategi manajemen pergudangan agar dapat membuat kegiatan ini jauh lebih sederhana dan tentunya lebih optimal. Mari cek informasi selengkapnya di bawah ini.

Pengertian Manajemen Pergudangan

Inaproduct – Jika bisnis Anda menjual produk, bukan jasa, Anda perlu memahami manajemen pergudangan. Manajemen pergudangan gudang atau warehouse management adalah aktivitas mengelola barang di gudang. Hal ini meliputi

  • Penerimaan,
  • Penataan, dan
  • Pendistribusian.

Semua adalah aktivitas yang terjadi di dalam gudang. Pengelolaan gudang berdasarkan spesifikasi produk, waktu penyimpanan, jumlah produk dan lain-lain.   

Tanpa adanya manajemen pergudangan yang baik, Anda akan kesulitan memantau stok barang. Pasalnya sebelum barang didistribusikan kepada para customer, informasi mengenai  persediaan di dalam gudang perlu dipastikan. Tujuannya, agar keluar masuknya barang dapat dikontrol. Dengan begitu, dapat meminimalisir kemungkinan kelebihan atau kekurangan stok barang.

Kegiatan dalam Manajemen Pergudangan

Secara umum, kegiatan yang dilakukan oleh manajemen pergudangan adalah sebagai berikut. 

Receiving (Penerimaan) 

Penerimaan merupakan kegiatan memastikan kualitas dan kuantitas barang telah sesuai. Selain itu barang diterima sesuai dengan aturan perusahaan. Termasuk menempatkan bahan material sesuai dengan posisi yang tepat. 

Putaway (Penempatan)

Putaway atau penempatan merupakan kegiatan mengelompokkan bahan atau produk yang dibeli. Lalu menempatkan barang-barang tersebut sesuai dengan letak yang seharusnya. 

Storage (Penyimpanan sementara)

Penyimpanan sementara merupakan  kegiatan meletakkan bahan mentah atau produk yang siap lepas. Proses ini dilakukan sebelum proses pengiriman ke konsumen. 

Order Picking (Pemindahan)

Order picking merupakan kegiatan memindahkan material. 

Shipping (Pemeriksaan) 

Dalam proses shipping, kegiatan yang dilakukan adalah memeriksa segala sesuatu. Proses ini dilakukan untuk memastikan tak ada cacat pada produk. Dalam proses ini diperlukan ketelitian yang tinggi.

Distribusi (Penyaluran)

Distribusi merupakan rangkaian kegiatan terakhir yang dilakukan dalam manajemen pergudangan. Barang yang telah diperiksa didistribusikan secara luas kepada pelanggan maupun pasar.

Baca juga: Sudah Tahu Cara Mengelola Stok Barang?

8 Tips Mengoptimalkan Manajemen Pergudangan

Memiliki item yang mencapai jumlah hingga ratusan ribu menjadi tantangan tersendiri bagi perusahaan. Maka untuk mempermudah Anda melakukan manajemen pergudangan, simak tips berikut ini. 

Lakukan Pengecekan

Lakukan pengecekan sebelum memberikan kode. Tujuannya agar perusahaan dapat mengetahui barang mana yang cacat, salah produksi, dan lain-lain. Hal ini dilakukan sebelum memutuskan untuk menyimpannya di gudang. Untuk barang yang sudah teridentifikasi mengalami kecacatan, dapat Anda kumpulkan di suatu tempat dan berikan tanda khusus.

Atur Tata Letak Gudang

Kategorikan rak berdasarkan jenis dan fungsi barangnya agar penomoran dapat Anda lakukan dengan mudah. 

Lakukan Manajemen Stok Barang 

Cari tahu barang yang paling laku dan letakkan sedekat mungkin dengan area pengemasan barang. Tujuannya untuk dapat mengurangi waktu pengambilan. Anda bisa gunakan strategi ABC untuk mengurutkan posisi penempatan barang.

  • Kategori A adalah produk yang frekuensi penjualannya paling tinggi, yakni 20% produk ini hanya berkontribusi 70-80% pada penjualan tahunan.
  • Kategori B adalah produk yang frekuensi penjualannya sedang, yakni 30% produk ini hanya berkontribusi 15-25% pada penjualan tahunan.
  • Kategori C adalah produk yang frekuensi penjualannya paling rendah, yakni 50% produk ini hanya berkontribusi 5% pada penjualan tahunan.

Buat Data yang Akurat 

Data gudang terdiri dari data pembelian, stok barang, dan data penjualan. Anda harus mengetahui

  • Data penjualan periode yang lalu,
  • Data penjualan saat ini,
  • Target pemasaran, dan
  • Forecast penjualan periode berikutnya.

Data yang akurat memudahkan Anda untuk menentukan forecast penjualan. Hal ini juga untuk mengetahui seperti apa rencana pemasaran dan target Anda.

Buat Forecast Persediaan 

Forecast persediaan adalah proses memperkirakan jumlah stok barang yang tersedia. Ini berguna untuk meminimalisir risiko kehilangan stok barang baik dalam jumlah kecil maupun besar. Untuk membuat forecast persediaan Anda harus mengecek alur stok barang. 

Pisahkan Stok Lama dan Baru 

Mencampur stok barang lama dan baru di satu tempat, akan membuat Anda bingung dalam pemasukan dan pengecekan data stok barang. Untuk itu pisahkan stok barang yang sudah lama dengan barang yang baru masuk.

Buat Jadwal Persediaan Barang 

Membuat jadwal pembelian kepada supplier dapat memudahkan perusahaan dalam mengerjakan forecast. Selanjutnya perusahaan bisa membuat jadwal penerimaan dan pengiriman barang.

Baca juga: Cara Membuat Buku Besar untuk Laporan Keuangan Bisnis Anda

Lakukan Evaluasi dan Ukur Performa Manajemen Pergudangan 

Beberapa indikator yang bisa Anda gunakan untuk mengukur kesuksesan manajemen pergudangan adalah berikut ini.

Proses Penerimaaan

Cek berapa waktu yang dibutuhkan untuk menerima barang. Termasuk bagaimana staf Anda mencatat barang yang masuk serta bagaimana mereka menaruh barang yang baru datang. 

Pengambilan Pesanan 

Cari tahu penyebab pesanan pelanggan kembali ke gudang. Apakah karena kesalahan atau kerusakan produk, kesalahan alamat, keterlambatan pengiriman, dan lain-lain.

Waktu Tunggu Pesanan

Cek waktu tunggu pesanan. Semakin singkat waktu tunggu pesanan, maka akan membuat pelanggan makin senang menerima produk Anda. 

Demikian pemaparan lengkap mengenai manajemen pergudangan. Semoga bisa memberikan Anda gambaran tentang bagaimana sistem manajemen gudang yang baik. Dengan pengelolaan gudang yang baik, akan memberikan keuntungan besar bagi perusahaan Anda.

Penulis: Merita Ratih

Editor: Erlinda Sukmasari