Apakah Anda tahu perbedaan sourcing dan purchasing? Meski sama-sama merupakan bagian dari proses pengadaan barang dan jasa (procurement), ternyata ada perbedaan di antara keduanya. 

Inaproduct – Dalam bisnis, salah satu hal yang menyita perhatian pemilik usaha adalah pengadaan. Pengadaan secara tradisional (purchasing) biasanya dilakukan dengan cara menetapkan apa yang akan dibeli lalu mencari penyedianya.

Seiring berjalannya waktu, belakangan ini berkembang cara inovatif dalam pengadaan (procurement). Teknik ini sering dikenal dengan istilah sourcing. Sourcing adalah teknik yang dapat menciptakan nilai tambah bagi organisasi pembeli melalui kolaborasi yang lebih efektif.

Perbedaan utama sourcing dengan purchasing terletak pada upaya membangun hubungan saling menguntungkan dengan supplier. Sourcing berupaya meningkatkan pola transaksi pembelian menjadi kegiatan yang lebih strategis. Kemitraan jangka panjang ini dapat menciptakan efisiensi dan nilai tambah bagi semua pihak.

Perbedaan Sourcing dan Purchasing

Menurut Definisinya 

Sourcing adalah proses panjang mulai dari memeriksa, memilih, dan juga mengelola supplier atau vendor.  Jadi, sourcing memungkinkan perusahaan mendapatkan sumber daya yang diperlukan untuk operasional. Dengan standar yang jelas karena didasari riset dan penyusunan strategi dalam pengadaannya.

Sedangkan purchasing adalah kegiatan pembelian barang pada supplier atau vendor untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan. Jadi hanya mencakup proses pembuatan pesanan hingga pembuatan slip pembelian.

Aspek Biaya

Sourcing fokus pada biaya jangka pendek dan juga biaya jangka panjang (total cost of ownership). Purchasing fokus pada biaya jangka pendek, hanya mencakup pembelian singkat dan tidak luas.

Aspek Kualitas  

Sourcing berupaya melakukan pengadaan barang dengan kualitas terbaik dengan biaya yang paling optimal. Umumnya pengadaan barang dilakukan dalam jumlah besar tapi dengan harga paling terjangkau. Purchasing dalam hal ini lebih pada upaya mencari diskon dari volume pengadaan yang besar.

Aspek Opsi Supplier

Sourcing biasanya mencoba mencari alternatif supplier baru secara global. Bisa berasal dari cakupan wilayah yang lebih besar atau dari pihak-pihak yang bahkan tak dikenal sebelumnya. Pertimbangannya adalah waktu proses penyusunan kerjasama, dan periode kerjasama yang akan disepakati. Sementara, purchasing hanya mengandalkan supplier yang sudah dikenal sebelumnya sehingga prosesnya akan berjalan cenderung mudah.

Baca juga: Apa Itu Supplier Sourcing

Aspek Prosedur

Prosedur dalam purchasing hanya menetapkan apa yang ingin dibeli dan mencari supplier terbaik. Berbeda dengan sourcing yang secara aktif mencari penawaran terbaik dari aspek biaya dan kualitas.

Kemitraan dengan Supplier

Sourcing memerlukan keterampilan dengan supplier untuk menjalin kemitraan yang bersifat jangka panjang. Ini sangat menguntungkan karena perusahaan mendapat jaminan suplai bahan baku dalam beberapa waktu ke depan. Dengan kualitas yang tentunya sudah disepakati. 

Lain halnya dengan purchasing, hanya mengandalkan tertib administrasi dan keterampilan negosiasi harga dengan supplier. Oleh sebab itu, hubungan yang terjalin cenderung hubungan jangka pendek atas dasar transaksi.

Aspek Fokus

Purchasing hanya fokus pada menjalankan prosedur dengan baik (doing the things right). Purchasing akan berpegang erat pada aturan yang sudah disepakati sehingga semua proses bisa berjalan lancar. Hal ini meminimalisir kemungkinan adanya perubahan pada proses atau hal terkait ketika transaksi sudah berjalan. Lain halnya dengan sourcing yang akan selalu mencari cara yang lebih baik untuk hasil yang maksimal (doing the right things).

Aspek Risiko Transaksi

Berdasarkan kerjasama jangka pendek yang terjadi pada purchasing, perusahaan akan memiliki resiko yang lebih besar. Untuk itu purchasing akan melakukan perbaikan jika ada kesalahan, sebagai bentuk management risk. Jadi pada purchasing, risk management yang disiplin harus diterapkan. Supaya resiko yang muncul bisa diminimalisir.

Baca juga: Penjualan Anda Kurang Meningkat? Ayo Coba Lakukan Sales Canvassing!

Sementara sourcing akan secara aktif menghindari terjadinya kesalahan. Baik perusahaan maupun  supplier akan sama-sama memiliki tanggung jawab dalam menjaga kerjasama tersebut. Jadi, pada sourcing, risk management tetap diperlukan, dengan skala yang lebih fleksibel. Sebab waktu yang dimiliki kedua pihak cukup panjang.

Itu dia perbedaan sourcing dan purchasing dilihat dari delapan aspek. Lalu pertanyaannya, kapan Anda perlu beralih dari purchasing dan menerapkan sourcing? Jawabannya adalah saat nilai pengadaan sangat besar dan mempengaruhi keberhasilan perusahaan. Bisa juga saat Anda melihat peluang untuk bisa meningkatkan nilai tambah produksi melalui fungsi pengadaan. 

Penulis: Merita Ratih

Editor: Erlinda Sukmasari