Buyer dan purchasing merupakan istilah yang berkaitan satu sama lain. Namun, tahukah Anda perbedaan buyer dan purchasing? Seperti diketahui, keduanya sama-sama memiliki cakupan tentang pengadaan barang untuk perusahaan.

Pengertian Buyer dan Purchasing

Inaproduct – Namun, dua hal ini sedikit berbeda dalam hal pemaknaannya. Purchasing dapat diartikan sebagai kegiatan pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan untuk operasional perusahaan. Sementara itu, buyer merupakan pihak yang melakukan pembelian tersebut.

Dalam dunia bisnis, kebanyakan perusahaan memiliki divisi bernama purchasing. Di sinilah tempat para buyer berada. Mereka yang tergabung ke dalam divisi tersebut memiliki tugas untuk melakukan pembelian barang yang dibutuhkan oleh perusahaan. Divisi purchasing merupakan divisi yang sangat vital bagi perusahaan. Sebab, divisi ini rata-rata menghabiskan lebih dari 50 persen pendapatan perusahaan untuk membeli barang.

Oleh sebab itu, tak heran istilah buyer juga sering diartikan sebagai bagian purchasing. Dalam bisnis B2B, divisi purchasing berhubungan erat dengan supplier. Tujuannya untuk memenuhi kebutuhan barang atau jasa yang mendukung operasional perusahaan.

Sebelum berhubungan dengan supplier, divisi ini akan mendapatkan permintaan dari divisi-divisi lain tentang barang atau jasa yang dibutuhkan. Kemudian, divisi purchasing akan mempertimbangkan berbagai hal, seperti

  • Narang atau jasa yang akan dibeli benar-benar dibutuhkan saat ini,
  • Total biaya yang harus dikeluarkan,
  • Supplier seperti apa yang mampu menyediakan kebutuhan mereka, dan
  • Kegunaan barang atau jasa.

Baca juga: Mengetahui Perbedaan Sourcing dan Purchasing

Cara Divisi Purchasing Bekerja

Dalam bekerja, buyer yang tergabung dalam divisi purchasing harus melakukan tahapan-tahapan berikut sebelum terjadi transaksi pembelian. Hal ini dilakukan agar buyer dapat membeli kebutuhan terbaik untuk perusahaan.

Merencanakan Kebutuhan yang Ingin Dibeli 

Langkah awal yang biasa dilakukan oleh buyer adalah merencanakan kebutuhan yang ingin dibeli. Pada tahapan perencanaan ini, buyer harus membuat rencana yang sangat matang atau spesifik. Hal ini agar buyer memiliki gambaran tentang jumlah uang yang akan dikeluarkan serta seberapa pentingnya membeli kebutuhan itu sekarang. Selain itu, buyer juga dapat mengatur jumlah barang yang ingin dibeli sesuai kebutuhan.

Memilih Supplier yang Tepat

Setelah semua perencanaannya matang, buyer akan menuju ke tahapan berikutnya, yaitu memilih supplier yang tepat. Saat menyeleksi supplier, bukan hanya sekadar harga yang menjadi pertimbangan.

Akan tetapi, kemampuan supplier untuk menyuplai kebutuhan barang atau jasa untuk buyer juga menjadi hal penting yang harus diperhatikan. Oleh sebab itu, pada tahapan ini, buyer akan memegang beberapa nama supplier. Buyer pun mempunyai banyak pilihan untuk memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan mereka.

Bidding

Tahapan ini seolah-olah memastikan kemampuan dari pihak supplier. Di sini, buyer akan mengetahui beberapa hal dari supplier, seperti

  • Jumlah kebutuhan yang sanggup disuplai supplier,
  • Deadline pembayaran,
  • Waktu pengadaan barang, dan 
  • Rincian barang atau jasa yang akan dibeli.

Penawaran ini dilakukan berdasarkan Request for Information (RFI) yang diberikan oleh buyer kepada supplier.

Bernegosiasi

Setelah melakukan bidding, pihak buyer masih harus melakukan proses negosiasi dengan supplier. Sebelum benar-benar membeli barang atau jasa, buyer harus jeli melihat kontrak bisnis. Semuanya harus jelas dan sesuai dengan keinginan bersama. Pada tahapan ini, akan terjadi penyesuaian-penyesuaian sampai kedua pihak sepakat untuk menandatangani kontrak.

Baca juga: Mengenal Manajemen Pergudangan

Pembelian

Setelah semua sepakat, proses pembelian pun akan terjadi. Namun, tidak berhenti sampai di sana, buyer juga tetap harus mengontrol barang yang masuk dari supplier. Buyer harus memastikan jumlah barang yang masuk sesuai dengan kesepakatan.

Penulis: Cahaya Muslim

Editor: Erlinda Sukmasari