Sudah menggunakan RFQ? Fitur ini dapat Anda gunakan ketika mencari supplier. Terutama jika Anda sulit menekan biaya produksi karena harga bahan baku yang terlalu tinggi. Atau, Anda sulit menemukan pemasok yang sesuai dengan kriteria.

Persediaan bahan baku sangat berpengaruh terhadap proses produksi perusahaan. Tidak jarang, banyak perusahaan terhambat untuk berkembang karena permasalahan stok bahan baku. Masalah lainnya adalah kualitas bahan baku, harganya, lamanya pengiriman, dan lain-lain.

RFQ
RFQ

RFQ, Solusi yang Anda Cari

Request for Quotation (RFQ) merupakan tahapan bisnis untuk melakukan penawaran kepada supplier atau pemasok.

RFQ berupa permintaan yang ditujukan perusahaan pembeli kepada semua supplier yang menjual produk sejenis sesuai keinginan pembeli. Tujuannya adalah mendapatkan penawaran terbaik sesuai spesifikasi dan anggaran.

Cara Menggunakan RFQ

Sederhana saja, perusahaan Anda hanya perlu mengajukan penawaran barang kepada supplier dengan spesifikasi yang tepat sesuai kebutuhan. Apabila supplier tertarik dengan penawaran yang diajukan, mereka akan memberikan informasi yang Anda cari. Mulai dari harga produk, spesifikasi produk, dan lain-lain.

Baca juga: Dana Darurat Bisnis: Manfaatnya dan Cara Mengumpulkannya

Tahap Menulis RFQ

Tetapkan Anggaran Proyek Anda

Anggaran proyek diperlukan untuk mengetahui secara lengkap rencana, jadwal, dan biaya yang diperlukan. Sangat penting untuk mengetahui anggaran sebelum Anda membuat RFQ. Sehingga, Anda memiliki dasar untuk menentukan supplier potensial. Memiliki anggaran proyek sedari awal akan membantu usaha Anda untuk sukses dan lebih mudah untuk memilih supplier yang tepat.

Identifikasi Kebutuhan

Penting bagi Anda untuk mengidentifikasi kebutuhan usaha. Menentukan kualitas produk akan membantu Anda untuk mendata supplier yang sesuai kriteria. Beberapa hal yang diperlukan dalam dokumen Anda adalah

  • Kuantitas produk yang dibutuhkan,
  • Ketentuan pengantaran,
  • Proses meninjau RFQ kembali,
  • Syarat dan ketentuan, dan
  • Perhitungan pembayaran.

Siapkan Dokumen

Semakin banyak informasi yang Anda cantumkan, akan semakin baik. Ada beberapa faktor yang perlu Anda perhatikan saat menyiapkan dokumen, yaitu

  • Capaian proyek,
  • Jadwal,
  • Ekspektasi harga,
  • Batas waktu pengiriman RFQ, dan
  • Kontak yang dapat dihubungi

Mengirimkan RFQ

Langkah selanjutnya adalah mengirimkan dokumen kepada supplier. Baca kembali dokumen akhir Anda sebelum mengirimkannya. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa dokumen yang dikirimkan sudah memuat seluruh informasi yang diperlukan.

Baca juga: Jangkau Lebih Banyak Buyer dengan Inaproduct

Keuntungan Menggunakan RFQ

Sangat Efektif dan Efisien

Terdapat pilihan untuk mencantumkan semua barang yang diinginkan pada lembar penawaran. Hal ini dapat mempermudah perusahaan ketika membutuhkan suatu barang atau jasa.

Meminimalisir Resiko yang Tak Diharapkan

Berbisnis pasti memiliki resiko. Anda memang tidak dapat menghindari resiko dalam berbisnis, tetapi bisa meminimalisirnya. Risiko yang diminimalisir antara lain

  • Pembatalan pembelian, 
  • Kehabisan stok,
  • Perubahan harga, 
  • Dan lain-lain

Mempermudah Proses Pengadaan

Anda tidak perlu khawatir lagi ketika melakukan permintaan barang atau jasa dalam jumlah besar. Secara otomatis, fitur RFQ akan membantu Anda dalam mencari barang atau jasa yang sesuai dengan spesifikasi, kualitas, lokasi, serta anggaran yang diajukan.

Menghemat Waktu

Dengan menggunakan fitur ini, langkah-langkah yang membutuhkan waktu lama dapat diminimalisir. Anda cukup menuliskan kebutuhan Anda. Fitur ini yang akan memformulasikan, mencari, serta memberikan pilihan-pilihan supplier terbaik dari seluruh Indonesia.